۱٫ گزینش و استخدام داوطلبان
داوطلبان دوست ندارند با آنها مانند نیروهای قراردادی برخورد شود زیرا آنها حقوق دریافت نمی کنند. این افراد به این دلیل به سازمان شما می آیند که دوست دارند جزیی از تیم شما باشند. اما استخدام آنها به همان شیوه هایی که سایر افراد را استخدام می نمایید برای اطمینان یافتن از اینکه داوطلب جدید و سازمان به هم نیاز دارند و یا مناسب یکدیگر هستند بسیار حیاتی است.
استفاده از آگهی استخدام برای بکارگیری داوطلبان: همانطور که سایر نیروها را استخدام می کنید بهتر است برای بکارگیری نیروهای داوطلب هم از آگهی استخدام استفاده کنید. در آگهی استخدام اطلاعات زیر را بگنجانید: ساعات تقریبی کار در هفته و یا ماه، فعالیتها و یا پروژه های موجود و یا جدید که انتظار می رود داوطلبان بر روی آن کار کنند، فرد حقیقی و یا حقوقی که داوطلبان به او گزارش می دهند، مدت زمان اتمام کار یا پروژه.
منابع اصلی برای پیدا کردن نیروهای داوطلب: دانشگاهایی که رشته های مرتبط با مدیریت بحران را دارند بهترین منبع برای شروع جذب و بکار گیری نیروهای داوطلب هستند زیرا این افراد با گام گذاشتن در تحصیل در این رشته ها تمایل خود برای کار و فعالیت در این زمینه را اعلام کرده اند و انگیره های لازم را دارند. افراد بیکار که تمایل به وارد شدن در حرفه های مربوط به مدیریت بحران هستند نیز منبع مناسب دیگری برای پیدا کردن داوطلبان می باشند. بکار گیری آنها این فرصت را به دست می دهد که برون پرداخت حقوق نسبت به مهارتها، اخلاق حرفه ای و شخصیت آنها اطلاعاتی بدست آوریم. این افراد در عین حال که بدون دریافت حقوق کار می کنند آموزشها و مهارتهای لازم را کسب می کنند و در صورتی که در آینده مشاغل جدیدی در این زمینه باز شوند می توانند به راحتی استخدام گردند. بازنشستگانی که دارای انواع مهارتها هستند و وقت و زمان آزاد کافی دارند نیز از دیگر نیروهای داوطلب بالقوه می باشند.
مصاحبه با داوطلبان متقاضی: همانطور که هنگام استخدام افراد حقوق بگیر آنها را مصاحبه می کنید، برای بکارگیری افراد داوطلب نیز آنها را مصاحبه نمایید. حتی اگر فقط یک نفر متثاضی دارید با انجام فرایند مصاحبه فرد احساس می کند که او از بین یک گروه انتخاب می شود و شما نیز می توانید ارزیابی کنید که فرد تا چه اندازه برای کارهای مورد نیاز و نظر شما مناسب است.
دقت در استخدام داوطلبان. از آنجا که افراد داوطلب در صورت استخدام جزیی از نیروهای سازمان خواهند بود لازم است دقت لازم در مورد سوابق آنها صورت گیرد. شما همیشه می توانید در صورت نیاز از منابعی مانند فیس بوک، تویتر و یا جستجو در گوگل اطلاعات بیشتری را در مورد افراد متقاضی که از طریق مصاحبه به آن دست نیافتید را به دست آورید. این اطلاعات چون در دسترس عموم قرار دارند می توانند تا آنجا که قوانین و مقررات مربوط به عدم تبعیض در استخدام را نقض نمی کنند و دارای صحت می باشند مورد استفاده قرار گیرند.
۲٫ مدیریت درست داوطلبان
دلایل ارایه خدمات داوطلبانه: کشف دلایل داوطلبان برای داوطلب شدن و اطمینان از اینکه آن دلایل برآورده و تامین می شوند از اهمیت زیادی برخوردار است. ما باید همواره از داوطلبان بپرسیم که برای چه به انجام این کار روی آورده اند و معمولا آنها نظر و نیتشان را از قبل به شما می گویند و بنابر این شما تلاش می کنید تا آنها نیر به اهدافشان از انجام فعالیتهای داوطلبانه برسند.
تناسب کار داوطلبان با نقاط قوت و ضعف آنها. هنگام بکار گیری داوطلبان سعی کنید نقاط قوت و ضعف آنها را شناسایی کرده و کاری که به آنها واگذار می کنید متناسب با ضعفها و قوتهای آنها باشد. بدون توجه به این نکات زمینه های شکست داوطلب در انجام کارش را فراهم می کنید. در این صورت اگر فرد داوطلب شکست بخورد و نتواند کارش را به درستی انجام دهد مقصر نیست، در حقیقت مقصر سازمانی خواهد بود که نتوانسته است از مهارتهای داوطلب به درستی استفاده نماید. علاوه بر این سعی کنید با داوطلبان در تماس و ارتنباط بوده و عملکرد آنها را بطور منظم و یا از طریق صحبت کردن با آنها ارزیابی نمایید. با این کار اطمینان خواهید یافت که آیا فرد در کار مناسب با توانمندیها و مهارتهایش بکار گرفته شده است و یا خیر و از او به درستی استفاده می شوند و یا نه.
استفاده از نظرات داوطلبان در مورد سازمان: در صورتی که افراد داوطلب نظراتی در مورد تغییرات سازمانی دارند باید به آنها توجه شود. حتی اگر ایده مطرح شده برای سازمان غلط به نظر می رسد باید به آن توجه کنید و نسبت به آنها بی اعتنایی نشان ندهید. بخاطر داشته باشید که نظر آنها ممکن است ناشی از عدم آگاهی از نحوه انجام همیشگی کارها توسط شما است. آنها ممکن است نظراتی داشته باشند که ارزش بررسی داشته باشند
داوطلبان را جزیی از تیم بدانید: سعی کنید به داوطلبان نشان دهید که آنها بخشی از تیم بوده و صرفا داوطلب نمی باشند. آنها را به کارکنان خود معرفی نمایید و آنها را همانند افراد جدید الاستخدام با سازمان و بخشهای مختلف آن آشنا نمایید و به آنها نشان دهید که در صورتی که سوال و یا خواسته ای دارند به کجا باید مراجعه نمایند.
اجازه دهید داوطلبان اشتباه کنند. اگر داوطلبان بر انجام کاری که شما می دانید اشتباه است اصرار دارند و انجام آن بر سازمان و اهداف آن لطمه ای وارد نمی کند اجازه دهید این کار را انجام دهند. تجربه ای که از این طریق به دست خواهد آورد در آینده و زمانی که در این مشاغل بکار گرفته شوند به دردشان خواهد خورد.
۳٫ نتیجه گیری
داوطلبان گروهی با انگیزه و علاقمند هستند که می توانند تجارب و سوابق منحصر به فرد و ارزشمندی را به سازمان بیاورند و در بسیاری از موارد حیات جدیدی به محیطهای کاری بدهند. استخدام و مدیریت درست داوطلبان ضمن آنکه به سازمان امکان انجام کارهای فعلی شان را می دهد فرصت آموزش و ایجاد نیروهای با تجربه برای مدیریت بحران در آینده را نیز بوجود می آورد.
این مطلب از مقاله ای که با عنوان The Right Way to Recruit and Manage Volunteers
توسط جیسون فاینهوت در شماره ماه آگوست بولتن انجمن بین المللی مدیران بحران منتشر شده است بر گرفته و ترجمه شده است.